Cómo prepararse para una inspección de trabajo en 2026

Que te avisen de que va a venir la Inspección de Trabajo pone nervioso a casi cualquier empresario. Pero la verdad es que, si llevas la documentación al día, una inspección no tiene por qué ser un problema. Aquí tienes la lista exacta de lo que te van a pedir y cómo tenerlo preparado en minutos en lugar de semanas.

Qué documentos te va a pedir el inspector

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social suele solicitar, como mínimo, lo siguiente:

• Registro de jornada de los últimos 4 años de todos los trabajadores
• Contratos de trabajo vigentes y la copia básica
• Nóminas y justificantes de pago de los últimos meses
• Convenio colectivo aplicable a tu sector
• Calendario laboral del centro de trabajo
• Seguros de accidentes de los trabajadores
• Documentación de prevención de riesgos laborales

El punto que más se cuela es el registro de jornada. Y es justo el que más empresas llevan mal por culpa del papel o del Excel.

El registro de jornada: la parte crítica

Desde el Real Decreto-ley 8/2019, la empresa tiene que conservar el registro de jornada durante 4 años. El inspector no pide “algo del mes pasado”, pide el histórico completo. Si lo llevas en papel o en hojas sueltas, localizarlo y ordenarlo te puede llevar días.

Además, el inspector no solo quiere ver registros: quiere ver que son fiables. Un Excel editable o un cuaderno con tachaduras levantan sospechas. Un sistema digital con marca de tiempo y registro inalterable cierra el debate.

Cómo generar los informes en segundos

Si usas una herramienta como AhoraFicho, preparar la documentación de la inspección es cosa de minutos:

1. Abres el panel y seleccionas el rango de fechas (los últimos 4 años si hace falta)
2. Exportas el informe de registro de jornada por trabajador o por departamento
3. Descargas el PDF con el formato estándar que espera la inspección

No tienes que reconstruir nada, ni pedirle a nadie que rellene huecos, ni cruzar datos manualmente. El histórico está siempre ahí, ordenado y listo.

Lo que revisan además del fichaje

No te centres solo en el control horario. La inspección también comprueba:

• Que los contratos a tiempo parcial reflejan las horas reales trabajadas (aquí es donde el registro de jornada es clave)
• Que no hay horas extras sin pagar ni cotizar
• Que los descansos entre jornadas se respetan (las 12 horas reglamentarias)
• Que el calendario laboral está expuesto y es accesible

Cómo vivir tranquilo

La mejor forma de preparar una inspección es no tener que prepararla. Si tu registro de jornada está siempre al día en una herramienta digital, una visita sorpresa deja de ser un susto. Tu única tarea será exportar el informe cuando te lo pidan.

Qué cuesta estar siempre listo

Estar preparado para una inspección no requiere un software caro. El Plan Básico de AhoraFicho cuesta 120€ + IVA al año para equipos de hasta 9 personas, con histórico de 4 años y exportación de informes incluida. Por menos de 10€ al mes tienes la documentación siempre lista.

Conclusión

Una inspección de trabajo no es un examen improvisable si llevas las cosas al día. La diferencia entre pasarla en una mañana o pasarla mal está en cómo gestionas el registro de jornada. Si quieres dejar de jugar con fuego, echa un vistazo a nuestros planes o pide una demo gratuita y te enseñamos cómo dejar la documentación siempre lista. ¿Tienes una inspección inminente? Contáctanos y te ayudamos a montarlo con urgencia.