Qué te va a pedir el inspector de trabajo sobre fichaje

A nadie le hace ilusión recibir una visita de la Inspección de Trabajo. Pero la buena noticia es que, si tienes el registro de jornada bien montado, la mitad del estrés desaparece. Vamos a ver exactamente qué te va a pedir el inspector, en qué orden y cómo puedes tenerlo todo preparado para que la visita sea un trámite y no un drama.

Cómo llega la inspección

La inspección no siempre avisa. Puede llegar por denuncia de un trabajador, por una campaña sectorial (hostelería en verano, comercio en Navidad) o por sorteo. Cuando aparece, pide contratos, nóminas, seguros sociales y, casi siempre, el registro de jornada.

Si en ese momento no tienes el registro, ya llegas tarde. La multa por no tenerlo arranca en 150€ por trabajador afectado y sube rápido.

Qué pide el inspector (y en qué orden)

1. El registro de jornada de los últimos 4 años

El primer documento que te van a pedir es el registro completo de los últimos 4 años (periodo de prescripción): hora de inicio y fin de cada trabajador, pausas, días trabajados y horas extras. Si lo tienes en Excel, te lo piden en el momento; con un sistema digital, un par de clics y lo descargas en PDF o Excel.

2. Que el registro sea “fiel y no manipulable”

El inspector no solo quiere ver un papel con horas. Quiere comprobar que el registro no se puede manipular a posteriori. Aquí es donde el Excel casero queda en evidencia: cualquiera puede cambiar una celda y listo.

Un sistema de fichaje digital deja trazabilidad de cada fichaje (fecha, hora, dispositivo) y no se puede alterar después. Eso da mucha más confianza al inspector.

3. Los contratos, el convenio y las nóminas

Necesita comparar lo que dice el contrato y el convenio con lo que dice el registro. Si el contrato dice 40 horas en horario de 9 a 18 y el registro muestra entradas a las 10 y salidas a las 20, ahí hay un desajuste que te van a pedir que expliques. Y si en el registro hay horas extras, el inspector va a comprobar que están pagadas en nómina; si no aparecen, te requerirá el pago con recargo. Ten a mano los contratos, el convenio colectivo y el calendario laboral.

Cómo prepararte antes de que lleguen

La mejor forma de sobrevivir una inspección no es improvisar el día que llaman al timbre. Es tener un sistema que, cuando llegue el momento, te permita generar todo en minutos: fichaje digital automático (cada entrada y salida sin papel), histórico de 4 años accesible, informes exportables en Excel y PDF, cálculo automático de horas extras cruzado con la jornada teórica del contrato y firma digital del trabajador en el parte mensual para blindar el registro.

Si tienes todo eso, cuando el inspector llame, le descargas un PDF y le das café. Si no, te toca tirar de archivos de cartón y excels sueltos.

Qué pasa si no tienes el registro

Si en la inspección no puedes acreditar el registro, la sanción típica es de 150€ a 1.000€ por trabajador sin registro. En empresas con varios empleados, hablamos de miles de euros por algo que se resuelve con un sistema que cuesta 120€ + IVA al año.

Y la multa no es lo peor. Sin registro, cualquier reclamación de horas extras impagadas te va a costar cara, porque el peso de la prueba recae en la empresa. Lo cuenta muy bien nuestro post sobre sanciones por no tener registro de jornada.

Conclusión

Una inspección no es el fin del mundo si lo tienes todo en orden. El truco es preventivo: monta un fichaje digital que genere los documentos por ti y olvídate del pánico cada vez que suena el teléfono.

Si quieres empezar a tenerlo listo antes de que te toquen, puedes solicitar una demo gratuita y te enseñamos cómo queda todo montado. Para ir al grano, mira los planes y precios. Más detalle en cómo prepararse para una inspección de trabajo.